12 May Project Management
Γιατί η επίτευξη των στόχων είναι θέμα σωστού προγραμματισμού και συνεργασίας!
H διαχείριση ενός έργου (project) από την αρχή έως το τέλος δεν είναι απλή υπόθεση! Μπορεί να γίνει όμως, με σωστό προγραμματισμό και οργάνωση!
Κάθε επιχείρηση επενδύει πλέον στα προσόντα και την εμπειρία των project managers, ώστε τα projects που αναλαμβάνει να ολοκληρώνονται αποτελεσματικά στους χρόνους και στο κόστος που έχουν ορισθεί κατά την ανάθεσή τους.
Μακροπρόθεσμα επίσης έχει αποδειχτεί ότι η επιτυχία του project management δεν οφείλεται τόσο στα πτυχία του ατόμου που ηγείται της ομάδας, όσο στην ικανότητά του/της να διαχειρίζεται ανθρώπους και να ηγείται αυτής της ομάδας καθώς και στα εργαλεία (λογισμικό και εφαρμογές) που έχει στα χέρια του/της.
Η αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ της ομάδας, ο σωστός σχεδιασμός του πλάνου διεκπεραίωσης ενός έργου (project) και ο σαφής καθορισμός των στόχων και των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή του, μπορούν να εγγυηθούν την επιτυχία του.
Ποια είναι τα προσόντα που πρέπει να έχει ένας project manager;
Δεν έχουν τόση σημασία τα…πτυχία για να γίνει κάποιος αποτελεσμαστικός project manager όσο η ικανότητά να διαχειρίζεται ανθρώπους και να ηγείται μιας ομάδας.
Η αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ της ομάδας που αναλαμβάνει την διεκπεραίωση ενός έργου (project) είναι το κλειδί της επιτυχίας. Το άτομο που ηγείται της ομάδας λοιπόν ή αλλιώς ο project manager, σημαντικό είναι να έχει τα παρακάτω προσόντα:
-
- Επικοινωνιακή ικανότητες: το 90% του εργασιακού τους χρόνου οι project managers υπολογίζεται ότι το περνάνε επικοινωνώντας… ιδέες, το όραμά τους, του στόχους τους και επιλύοντας ζητήματα
- Ηγετικές ικανότητες και ικανότητες διοίκησης μιας ομάδας: εάν μπορεί κανείς να ηγείται μιας ομάδας, μπορεί και να παραδίδει αποτελεσματικά ό,τι σου ζητηθεί
- Δεξιότητες διαπραγμάτευσης: η καλή διαπραγμάτευση κατά την ανάθεση ενός project μπορεί να εγγυηθεί ότι οι συμμετέχοντες θα μείνουν ικανοποιημένοι κατά την παράδοσή του
- Οργανωτικές ικανότητες: η οργάνωση και ο συντονισμός μια ομάδας έργου προϋποθέτει ότι ο ίδιος ο project manager μπορεί να οργανωθεί
- Ικανότητα διαχείρισης κινδυνων (Risk management): οι πιθανότητες το project να παραδοθεί στους σωστούς χρόνους και on budget, αυξάνονται όταν ο project manager έχει προνοήσει να υπάρχει ένα Β΄πλάνο σε περίπτωση αποτυχίας του Α΄, να έχει βρει δηλαδή τις λύσεις προτού υπάρξουν προβλήματα…
[/vc_column_text]
Τι ακριβώς κάνει ο project manager;
Δεν είναι τόσο αναγκαίο ένας project manager να έχει γνώσεις πάνω στο project που αναλαμβάνει όσο να μπορεί να επικοινωνεί και να διαχειρίζεται ανθρώπους.
Καλό είναι επίσης, να είναι πεπειραμένος/η ώστε να μπορεί να επιλέγει την καλύτερη προσέγγιση για κάθε έργο (project) ανάλογα με τις ανάγκες του και να είναι σε θέση να διαγνώσει τις δυνατότητες των ατόμων που θα εμπλακούν στην ομάδα ώστε οι αρμοδιότητες να μοιραστούν αρμονικά και αποτελεσματικά μετάξύ τους.
Ποιες είναι όμως οι δικές του αρμοδιότητες; Μεταξύ άλλων…:
Καθορισμός των στόχων του έργου (project plan)
Καθορισμός των απαραίτητων «βημάτων» για την επίτευξη αυτών των στόχων
Προσδιορισμός των πόρων που απαιτούνται για την πραγματοποίηση αυτών των ενεργειών και την υλοποίηση του έργου
Καθορισμός του προϋπολογισμού και του χρόνου που απαιτείται για κάθε ένα από τα «βήματα», καθώς και για το έργο ως σύνολο
Επίβλεψη της πραγματικής υλοποίησης και εκτέλεσης του έργου/προσδιορισμός και επίλυση τυχόν προβλημάτων κατά την διαδικασία/επικοινωνία της προόδου του έργου στον πελάτη
Παράδοση του έργου on time και φυσικά on budget
Ποια είναι τα εργαλεία του project manager;
Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων στην αγορά που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας project manager και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα του project, να αυτοματοποιήσει την εργασία του/της και να κερδίσει χρόνο.
Ποια είναι όμως τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων; Αυτό … εξαρτάται από τις ιδιαίτερες ανάγκες του κάθε project manager. Ωστόσο, από αυτά θεωρούνται ανεκτίμητα:
- 1. Dashboards (Πίνακες ελέγχου)
Ο πίνακας ελέγχου είναι το πιο σημαντικό εργαλείο στο project management. Από μια οθόνη ο project manager έχει πρόσβαση σε κάθε στάδιο του project. Eίναι μέρος ενός ηλεκτρονικού λογισμικού PM και δίνει στον project manager τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Δημιουργεί επίσης γραφήματα και reports που μπορεί να εξάγει και να τα μοιράζεται στην συνέχεια με όποιον θέλει και στην μορφή που τους δίνει ο/η ίδιος/α.
- Online Gantt Chart
Πρόκειται για online εφαρμογές που χρησιμοποιούν οι project managers για να δημιουργήσουν το χρονοδιάγραμμά τους με βάση τις επιμέρους εργασίες που χρειάζονται να γίνουν ανά project και τις ημερομηνίες που πρέπει να υλοποιηθεί η καθεμιά τους.
Με τον τρόπο αυτό η ανάθεση των εργασιών και η παρακολούθηση της προόδου τους γίνεται πιο εύκολη.Τα μέλη της ομάδας μπορούν με αυτές τις εφαρμογές να συνεργάζονται και να μοιράζονται αρχεία, έγγραφα και φωτογραφίες σχετικά με τις επιμέρους εργασίες.
- Project Scheduling
Tο ημερολόγιο εργασίας ή διαχείρισης πόρων, είναι άλλη μια εφαρμογή με την οποία ο project manager μπορεί να προγραμματίσει τις εργάσιμες ημέρες της ομάδας του/της, να δεί πότε είναι διαθέσιμοι ενώ επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να ανακατανείμουν την εργασία όταν είναι απαραίτητο. Το ημερολόγιο είναι χρωματικά κωδικοποιημένο για να βλέπει την διαθεσιμότητα του κάθε μέλους της ομάδας και τους διαθέσιμους πόρους ευκολότερα.
- Project Reporting
Πρόκειται για λογισμικό δημιουργίας report (αναφορών) σχετικά με την πρόοδο του project ή επιμέρους εργασιών του. Τα reports μπορούν να εκτυπωθούν, να εξαχθούν ή να μοιραστούν (κοινή χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ως αρχείο PDF, Excel ή CSV.
- Project & Task Tracking
Το task tracking είναι ηλεκτρονικό λογισμικό PM που επιτρέπει στον project manager να παρακολουθεί την παραγωγικότητα της ομάδας του/της. Με αυτό το εργαλείο, μοιράζονται τα καθήκοντα μεταξύ της ομάδας και καλλιεργείται η συνεργασία μεταξύ των μελών της. Επιπλέον, ο project manager παρακολουθεί την εξέλιξη των εργασιών από οπουδήποτε και εάν βρίσκεται και από οποιαδήποτε συσκευή.