Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων στην αγορά που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας project manager και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα του project, να αυτοματοποιήσει την εργασία του/της και να κερδίσει χρόνο.
Ποια είναι όμως τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων; Αυτό … εξαρτάται από τις ιδιαίτερες ανάγκες του κάθε project manager. Ωστόσο, από αυτά θεωρούνται ανεκτίμητα:
1. Dashboards (Πίνακες ελέγχου)
Ο πίνακας ελέγχου είναι το πιο σημαντικό εργαλείο στο project management. Από μια οθόνη ο project manager έχει πρόσβαση σε κάθε στάδιο του project. Eίναι μέρος ενός ηλεκτρονικού λογισμικού PM και δίνει στον project manager τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Δημιουργεί επίσης γραφήματα και reports που μπορεί να εξάγει και να τα μοιράζεται στην συνέχεια με όποιον θέλει και στην μορφή που τους δίνει ο/η ίδιος/α.
2. Online Gantt Chart
Πρόκειται για online εφαρμογές που χρησιμοποιούν οι project managers για να δημιουργήσουν το χρονοδιάγραμμά τους με βάση τις επιμέρους εργασίες που χρειάζονται να γίνουν ανά project και τις ημερομηνίες που πρέπει να υλοποιηθεί η καθεμιά τους.
Με τον τρόπο αυτό η ανάθεση των εργασιών και η παρακολούθηση της προόδου τους γίνεται πιο εύκολη.Τα μέλη της ομάδας μπορούν με αυτές τις εφαρμογές να συνεργάζονται και να μοιράζονται αρχεία, έγγραφα και φωτογραφίες σχετικά με τις επιμέρους εργασίες.
3. Project Scheduling
Tο ημερολόγιο εργασίας ή διαχείρισης πόρων, είναι άλλη μια εφαρμογή με την οποία ο project manager μπορεί να προγραμματίσει τις εργάσιμες ημέρες της ομάδας του/της, να δεί πότε είναι διαθέσιμοι ενώ επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να ανακατανείμουν την εργασία όταν είναι απαραίτητο. Το ημερολόγιο είναι χρωματικά κωδικοποιημένο για να βλέπει την διαθεσιμότητα του κάθε μέλους της ομάδας και τους διαθέσιμους πόρους ευκολότερα.
4. Project Reporting
Πρόκειται για λογισμικό δημιουργίας report (αναφορών) σχετικά με την πρόοδο του project ή επιμέρους εργασιών του. Τα reports μπορούν να εκτυπωθούν, να εξαχθούν ή να μοιραστούν (κοινή χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ως αρχείο PDF, Excel ή CSV.
5. Project & Task Tracking
Το task tracking είναι ηλεκτρονικό λογισμικό PM που επιτρέπει στον project manager να παρακολουθεί την παραγωγικότητα της ομάδας του/της. Με αυτό το εργαλείο, μοιράζονται τα καθήκοντα μεταξύ της ομάδας και καλλιεργείται η συνεργασία μεταξύ των μελών της. Επιπλέον, ο project manager παρακολουθεί την εξέλιξη των εργασιών από οπουδήποτε και εάν βρίσκεται και από οποιαδήποτε συσκευή.